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Le agenzie di viaggio: diverse tipologie per diverse esigenze

Le agenzie viaggi hanno un'estrema importanza per quanto riguarda il settore turistico: basti pensare che solo in Italia ne esistono circa 7000. Ma di cosa si occupa un’agenzia di viaggi: lo scopo principale delle agenzie di viaggi è di vendere, per conto dei tour operators, i pacchetti turistici.

In realtà, esse si occupano anche di erogare e vendere altri servizi: l'accoglienza dei clienti nei viaggi all'estero, la biglietteria aerea e ferroviaria, le assicurazioni di viaggio, i visti per i passaporti e i consolati. Si occupano anche dell'organizzazione di viaggi di gruppo, dei viaggi di lavoro, e delle biglietterie per eventi (teatri, spettacoli, musei, mostre).

Il settore delle agenzie viaggi occupa circa 20000 addetti che vengono preparati attraverso dei corsi di studio specializzati.

Quanto alla tipologia di agenzia, ve ne sono principalmente di due tipi:
- Agenzie di viaggi in franchising
- Agenzie di viaggi individuali

Le prime sono agenzie che fanno parte di un network che comprende un gruppo di punti vendita i quali fanno capo a una sede centrale che ne controlla l'operato attraverso un sistema di booking interno. Non necessitano quindi di un direttore per ogni filiale come invece succede per le agenzie viaggi individuali.

Queste ultime, essendo appunto indipendenti, sono gestite da un direttore tecnico, che è colui che si occupa dei contatti diretti con i tour operators. Il direttore tecnico deve aver superato un esame di stato e deve per legge essere iscritto all' albo dei Direttori Tecnici di Agenzia di Viaggio.

Le agenzie viaggi subiscono un'ulteriore suddivisione di tipo legale:
- agenzie viaggi di tipo B: senza biglietteria aerea IATA
- agenzie viaggi di tipo A: con biglietteria aerea IATA
- agenzie viaggi di tipo A illimitato: agenzie di tipo A con la possibilità di organizzare viaggi in proprio (praticamente si tratta dei tour operators).

Esiste un vero e proprio iter che inizia con la creazione del pacchetto comprensivo di trasferimenti, alloggi, eventuali pasti e bevande, assicurazioni ecc. Si arriva quindi alle agenzie viaggi che come abbiamo detto si occupano della vendita di questi pacchetti. La loro vendita si svolge attraverso la stipulazione di un contratto di vendita e la  registrazione di una pratica.

Il modulo di contratto utilizzato dalle agenzie viaggi è uguale per tutte e viene approvato da tutte le associazioni di categoria.

La vendita dei prodotti turistici può avvenire tramite il catalogo classico, dove il cliente può trovare il listino ufficiale e le offerte, o attraverso i cosiddetti last minute. I last minute sono i pacchetti rimasti invenduti dai tour operator, che pervengono quotidianamente via fax alle agenzie, che le propongono ai loro clienti come “offerte dell’ultimo minuto”.

L'operato delle agenzie viaggi si svolge in due momenti fondamentali: in primo luogo il front office, cioè la fase che avviene prima della chiusura del contratto, nella quale l'agente deve creare la proposta di viaggio con le caratteristiche richieste dal cliente e si conclude con la vendita del pacchetto e la stipula del contratto. La seconda fase del lavoro delle agenzie di viaggi è il back office, e cioè il pagamento ai tour operators dell'importo per il pacchetto turistico venduto. Il tour operator invia la ricevuta dell'attestato pagamento. A questo punto, nel caso di pratiche commissionabili, l’agenzia ha il suo guadagno effettivo: tali pratiche danno all’agenzia di viaggio un guadagno fisso e corrisponde alla percentuale sul prezzo del viaggio. La percentuale, stabilita di volta in volta dai tour operator, è di solito fra il 10 e il 20% e viene pagata ogni fine mese.